Newsletter 3 / 2011

Die Sparkasse Fürstenfeldbruck hat im September 2010 die Datenbankmodule der integra akademie ‚Personalmanagement’ sowie ‚Veranstaltungsmanagement’ implementiert. Der teilautomatisierte Datenabgleich von SAP-HR (PARIS) wurde erfolgreich hergestellt; weitere vorhandene EDV-Dateien wurden migriert und im System der integra akademie eingebunden. Seit nunmehr rund einem Jahr sind beide EDV-Module im täglichen Umgang zu einem festen Bestandteil der Personalarbeit in der Sparkasse Fürstenfeldbruck geworden. Wir konnten Irmgard Wölkhammer (Leiterin Zentralbereich Personal) und Josef Unsinn (Personalreferent) zu ihren bisherigen Erfahrungen befragen.

von links: Irmgard Wölkhammer, Manfred Stöhr und Josef Unsinn beim Interview am 12. Oktober 2011.

integra akademie: Welche Beweggründe haben Sie veranlasst Datenbanklösungen in den Bereichen ‚Personalmanagement’ und ‚Veranstaltungsmanagement’ in der Personalabteilung zu implementieren?

Josef Unsinn: Die vorhandenen Daten aus unserem zentralen EDV-System SAP-Paris wollten wir einfach viel effektiver nutzen. Kombinations- und Auswertungsmöglichkeiten sind hier zwar vorhanden, aber eben nur mit großem zeitlichen Aufwand in der weiteren Aufbereitung manuell darzustellen. Zudem hatten wir bereits seit vielen Jahren im Ausbildungsbereich einzelne Datenbanken von Manfred Stöhr im Einsatz und haben hier sehr gute Erfahrungen gemacht. Unser Ziel war es alle bisherigen Einzelsysteme zu einem ganzheitlichen Managementsystem zusammen zu führen.

integra akademie: Wie haben Sie in der Rückschau die Vorbereitungsphase und die Tage der Implemen-tierung im September 2010 erlebt? Würden Sie hier anders vorgehen?

Irmgard Wölkhammer: Das war schon im Vorfeld alles sehr professionell von der integra akademie vorbereitet. Die eigentliche Implementierung haben wir dann strukturiert, konsequent und gut begleitet erlebt. Der zeitliche Umfang für die Einführung war insgesamt sehr gering. Parallel wurden alle Mitarbeiter/innen aus dem Bereich Personal gut an die Nutzungsmöglichkeiten herangeführt; die Anwenderschulung ist ja ‚quasi nebenbei’ in den täglichen Informationsrunden erfolgt. Das ist bei den Mitarbeiter/innen gut angekommen und war optimal.

integra akademie: Vielen Dank für diese positive Rückmeldung! Wie wurden Ihre individuellen Wünsche in der Konfiguration der Datenbank aufgenommen, berücksichtigt und im Gesamtsystem umgesetzt?

Josef Unsinn: Uns war natürlich klar, dass wir ein bereits langjährig entwickeltes Produkt einführen und gewisse Standards einfach vorgegeben sind. Unsere ‚Spezialwünsche’ wurden in einem offenen und immer konstruktiven Dialog aufgenommen. So ist es gelungen, bei der Implementierung unsere individuellen Anforderungen in das Datenbanksystem einfließen zu lassen und zur Umsetzung zu bringen. Diese große Bereitschaft und hohe Flexibilität der integra akademie während der Einführung war schon klasse!

Beispielansicht ‚Flexible Seminarauswertungen’ aus der integra Datenbank ‚Personal-Management’.

integra akademie: Welchen Mehrwert bieten Ihnen das Personal- bzw. Veranstaltungsmanagement der integra akademie? Wie nützen Sie das System? Welche Einzeltools bzw. Auswertungen nützen Sie besonders gern?

Irmgard Wölkhammer: Wir nützen die zahlreichen Informations- und Auswertungsmöglichkeiten der Datenbankmodule sehr intensiv. Im Bereich der Personalentwicklung kann ich hier beispielweise die Module ‚Aufstiegsqualifikation’ und ‚Bildungshistorie’ nennen. Hier generieren wir auf Knopfdruck zeiteffizient Aufstellungen. Vor allem unsere Personalreferenten nützen diese Möglichkeiten sehr gern und umfassend. Neben der insgesamt durch die Datenbankmodule gestiegenen Auswertungsqualität verzeichnen wir einen deutlichen Mehrwert auch in der Zeitersparnis durch die einfachen und effizienten Möglichkeiten der Beschaffung bzw. Bereitstellung von Informationen.

Josef Unsinn: Zudem nützen wir das Mitarbeiter-Stammblatt mit allen optionalen Facetten für Zusatzangaben sehr intensiv. Für meine Tätigkeit ist auch der automatisch zu generierende und auswertbare Stellenplan wirklich ideal. Im Gegensatz zu SAP-Paris liefert mir diese Auswertung eine gute Sicht auf die Stellenwirtschaft mit weiteren Zusatzinformationen zu einzelnen Organisationseinheiten.

Beispielausdruck ‚Bildungshistorie aus der integra Datenbank ‚Personal-Management’.

integra akademie: Haben sich noch weitere Verbesserungen durch die Nutzung der Datenbankmodule ergeben?

Irmgard Wölkhammer: Wir sind jetzt auch im Bereich der Lehrgangsplanung gut aufgestellt. Durch das Veranstaltungsmanagement und die Bildungshistorie haben alle Mitarbeiter/innen jederzeit einen immer aktuellen Zugriff auf bereits absolvierte und noch geplante Bildungsmaßnahmen. Der zusätzliche Verwaltungs- und Pflegeaufwand durch den Wegfall der manuellen Pflege weiterer EXCEL-Dateien wurde stark reduziert. Unser Vertriebsmanagement haben wir für deren Vertriebsseminare eine Lese- und somit Informationsberechtigung zugewiesen. Seitdem haben sich unsere internen Abstimmungsprozesse deutlich optimiert – auch die Abwicklung aller weiteren Bildungsveranstaltungen hat sich wesentlich vereinfacht.

Josef Unsinn: Ein weiterer ganz entscheidender Vorteil ist, dass wir zahlreiche Auswertungen auf Mitarbeiter- und Organisationsebene mit einheitlicher Datenbasis nun in wirklich sehr ansprechender optischer Qualität jederzeit schnell abrufen und diese auch für weitere Präsentationszwecke verwenden können.

integra akademie: Würden Sie die Datenbankmodule erneut einführen? Wie zufrieden sind Sie mit dem System?

Irmgard Wölkhammer: Eindeutig „Ja“; wir haben die Management-Datenbankmodule täglich im Einsatz und wollen auf die uns hier gebotenen Möglichkeiten nicht mehr verzichten.

Josef Unsinn: Auch ich würde die Datenbankmodule jederzeit wieder implementieren. Wir sind hier wirklich sehr zufrieden.

integra akademie: Wie gestaltet sich die künftige Zusammenarbeit mit der integra akademie?

Irmgard Wölkhammer: Wir haben ganz bewusst eine Update- und Servicevereinbarung mit der integra akademie geschlossen und wollen dadurch auch an den künftigen Weiterentwicklungen dieser Managementmodule partizipieren.

Josef Unsinn: Konkret planen wir ein Update beider Module im 2. Quartal 2012. Ideal ist, dass wir den Zeitpunkt für das Update selbst bestimmen können. Auf die vielen neuen Funktionen und weitere Auswertungsmöglichkeiten freue ich mich schon heute.

integra akademie: Vielen Dank für Ihre positiven Rückmeldungen und die Zeit für das Interview. Ich freue mich auf unsere künftige Zusammenarbeit bei der Weiterentwicklung der Datenbankmodule und wünsche Ihnen weiterhin viel Freude mit Ihren EDV-Tools ‚Personal- und Veranstaltungsmanagement’.

Bisherige Implementierungs-Feedbacks der BKK A.T.U sowie der Sparkassen Altötting-Mühldorf, Amberg-Sulzbach, Bamberg, Coburg-Lichtenfels, Dachau, Fürstenfeldbruck, Hochfranken, Ingolstadt, Kulmbach-Kronach, Landshut, Ludwigsburg, Passau, Regensburg und Schwandorf finden Sie hier.